EMA Elektronische Mandanten-Akte
Alle Dokumente der Steuerkanzlei einfach und übersichtlich verwalten
- Automatische Archivierung
- Schneller Zugriff aus allen Anwendungen
- E-Mail an den Mandanten
- Archiv-CD erstellen
Archivierung
Die Elektronische Mandanten-Akte (EMA) unterstützt Sie in Ihrer täglichen Arbeit und bei der Verbesserung der Arbeitsabläufe in Ihrer Kanzlei. Sämtliche Dokumente können in einer elektronischen Akte abgelegt werden und stehen bei Bedarf schnell und übersichtlich zur Verfügung.
Die automatische Archivierung kann über die Funktion Erklärung abschließen in jedem Steuerprogramm gestartet werden. Sämtliche Formulare, Berechnungen und Anlagen werden dann ohne weiteres Zutun im PDF-Format abgelegt und mandantenspezifisch gespeichert.
Über einen Link in der Symbolleiste jedes Programms unserer Reihe kann die elektronische Akte eines Mandanten aufgerufen werden. So stehen Ihnen mit nur einem Mausklick sämtliche archivierten Dokumente eines Mandanten übersichtlich geordnet nach Steuerart und Jahr zur Verfügung. Im Ansichtsfenster kann das ausgewählte Dokument auch gleich betrachtet werden.
Perfekte Integration
Die archivierten Dokumente eines Mandanten stehen in EMA sofort auf einen Blick zur Verfügung. Durch die perfekte Integration in unsere gesamte Produktpalette können alle Dokumente vollautomatisch archiviert werden, ohne dass Sie dabei in Ihrer Arbeit gestört werden.
Die Archivierung erfolgt im gängigen PDF-Format, was mit Blick auf die Zukunft auch weiterhin Bestand haben wird. Der Dateiname für jedes Dokument ist eindeutig und wird nach einer vorgegebenen Logik zusammengestellt. Dadurch wird eine spätere Gruppierung in insgesamt fünf Gruppen ermöglicht.
Im Zusammenspiel mit unserer Textverarbeitung schlägt EMA für bereits gedruckte Dokumente beim Verlassen des Programms die Archivierung mit einem entsprechenden Dateinamen vor, so dass Sie in diesem Arbeitsschritt lediglich kurz Bestätigen oder Ablehnen müssen.
Sämtliche Berechnungen können auch einzeln über ein Symbol in der Berechnungsanzeige in EMA eingefügt werden.
Wichtige Funktionen
Die Funktionen von EMA können durch eindeutige und übersichtlich angelegte Symbole schnell aufgerufen werden. Grundlegende Einstellungen wie z.B. das Zippen von E-Mail-Anhängen oder der Schutz dieser ZIP-Datei durch ein Passwort können Sie optional vorbelegen.
Hier die wichtigsten Funktionen:
Dateien hinzufügen
Neben der automatischen Archivierung können natürlich auch andere Dokumente „manuell“ in EMA eingefügt werden. Über ein Dialogfenster wird Ihr Dokument in wenigen Schritten archiviert. Damit die Sortierfunktion optimal genutzt werden kann, wird automatisch ein Namenszusatz vorgeschlagen.
